一、目的和依据
为规范科技成果及资料档案的管理,确保科技成果、资料档 案的安全,促进科技成果的广泛应用和档案信息化建设,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国科技成果管理条例》制定本制度。
二、适用范围
对科技成果及资料档案的管理适用于本管理制度。
三、职责
科技成果档案资料的管理,实行领导负责制,由分管领导负责,科技成果档案资料管理的部门(档案馆、档案室、档案部、 办公室等)具体负责实施,并指定专人负责档案管理工作。
四、基本规定
(一)业务规定
1、科技成果及资料档案必须按要求归档;归档的资料应当齐 全、完整,分类整理立卷,案卷标题简明确切,案卷质量符合国家有关规范、标准。
2、科技成果及资料档案应当根据国家要求,制定归档范围及 保管限期表。
3、不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。
4、永久、长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、 圆珠笔、复写纸书写,只能用兰黑墨水、碳素墨水书写,以利长 期保存。
5、科技成果及资料档案的接收、移交,必须附有清单,严格清点和履行签字手续。
6、数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查,发现问题及时更换载体或恢复抢救。
7、接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库。当年接收的档案必须当年完成归档工作。
8、所有档案必须登记,详细到文件级,尽量用数据库或电子表格进行登记。
9、做好保密、防虫、防霉、防盗工作,定期检查档案保管状 况,对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。
(二)档案借阅规定
1、建立科技成果及资料档案借阅利用登记制度,借阅者均须填写借阅登记表。
2、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用,查阅人员要如 实说明查档的目的和内容,符合查阅条件的办理手续后,方可查 阅,且只能在档案阅览室查阅。特殊情况需借出阅览者,须经主 管领导批准。
3、本单位工作人员借阅本人职能范围内的档案,办理借阅登 记手续后方可借阅;借阅本人职能范围外的档案须经主管领导或档案管理部门负责人批准,方可借阅。
4、如摘抄、拍照、复制所查档案内容,需经档案管理人员同 意,其中涉密内容需抄录、复制,要经主管领导批准,且只能在 档案阅览室内进行,利用者对涉密内容要负责保密。
5、借阅机密、绝密档案材料,需经保密责任人签署意见,单位主管领导批准。
6、科技成果及资料档案利用者,对所借档案要妥善保管,不 得转借、遗失、拆散或损毁档案,不准拆卷、抽页,不得在档案 原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等,未经许可,不得摘抄或复制档案,不得向无关人员泄露档案内容。
7、借阅国家密级科技成果,不得擅自复制。确因工作需要复 制的,须经国家密级科技成果提供部门批准,并按原密级进行管理。
8、借阅人员退还档案时,档案管理人员要认真清点档案数量, 检查案卷有无损坏,文件是否齐全等。
9、利用人员应将利用效果及时向档案提供部门反馈,为总结规律、扩大档案宣传积累素材,以更好地提供利用。
(三)库房管理规定
1、库房是档案资料保护和贮存的重要基地,是提供利用科技 成果和档案资料的重要场所,除经单位领导批准外,非档案管理 部门的工作人员不得入内。
2、保管档案必须有专用库房,并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施,保证档案安全。
3、档案进出库房,要建立严格的登记制度,包括档案收进入库,库存档案调出室外及日常的调阅、归还。
4、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、 防高温、防强光等"八防"的设备和措施。光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。
6、档案库房内应当安置温湿度计。环境的温湿度应相对稳定, 库房的温度应控制在14-24℃之间,相对湿度应控制在40-60% 之间。
7、库房内应保持整洁、卫生,不得堆放与档案无关的物品。
8、严禁在库房区范围内吸烟。
9、每天下班前,应关闭库房门窗,切断水、电源,确保档案 安全。
10、定期打扫库房卫生,保持库房与档案的清洁。
(四)库房防火规定
1、宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度,树立防火意识。
2、要经常检查库房有无火灾隐患,发现问题及时向领导报告, 以便采取有效措施,防患于未然。
3、库房周围及内部要杜绝火源迹象,严禁吸烟。
4、库房内必须依法配备消防器材和灭火装置,不准堆放易燃 易爆物品。
5、不准擅自安装电器开关和其他电器设备,严禁乱接、乱搭临时线。
6、定期检查消防器材并定点放置,管理人员要了解其性能并 能熟练使用。
7、每天下班前,管理人员要做一次责任片区的安全检查,切断电源。
(五)档案工作人员要求
1、认真学习、贯彻《档案法》,严格执行档案工作的规章制度,了解档案工作方针,掌握档案管理工作的基本技能。
2、忠于职守,负责完成科技成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作。
3、积极开发档案信息,编制各类档案检索工具及参考资料,为生产、科研等各项工作服务。
4、负责档案借阅登记和利用效果收集工作。
5、负责档案库房的管理,做好"八防"工作,确保档案的完整与安全。
6、熟悉馆藏,做好档案利用工作,积极主动热情为用户提供服务。
7、积极参加各种档案管理培训活动,不断提高自身业务素质和岗位工作质量。
8、加强团结协作,遵守工作纪律,严格执行各项工作制度。
(六)档案鉴定、销毁工作规定
1、建立健全档案鉴定、销毁工作的组织机构,由单位分管领 导主持,成立档案鉴定工作小组,其成员由有关部门人员组成。
2、鉴定工作要根据国家有关档案鉴定工作的原则和标准,用 全面、历史、发展的观点考查分析档案价值,确定保管期限,切 忌随意性。
3、对鉴定结果要写书面报告。需延长保管期限的案卷,要在 有关目录及案卷备考表中注明。对应销毁的档案,要编制销毁清
册一式两份,报分管领导批准后予以销毁。
4、对保管期满但属国家重大工程项目的科技档案,要根据需 要适当延长保管期限。
5、应销毁的档案不得改作它用或以废纸出售。
6、销毁国家密级图纸或科技成果,必须经省科技行政管理部门批准。
7、销毁档案要派两人以上监销,并在指定地点销毁,防止档 案遗失和泄密。销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在 销毁清册上签字,以示负责。
8、鉴定报告、销毁清册及审批文件,应存档保存。
(七)档案统计工作规定
1、档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况 及档案部门基本情况的统计,档案部门要建立上述各种情况的登
记簿,定期进行统计分析。
2、各类档案的统计由分管的档案人员负责统计,档案统计工作的汇总表,由单位分管领导指定专人负责填报。
3、要保证统计资料的准确性,系统性和及时性,做到完整、连续、报送及时。
4、对于上报的档案统计报表,由本单位主管负责人和统计人 员签字并对统计资料、报表的准确性负责。
5、定期统计档案利用情况,每年年末统计当年档案借阅人次、卷数,总结档案利用效果。
6、各类档案统计报表及综合统计表,均要保留一份存档备查。
先进密码技术与系统安全四川省重点实验室
二〇二〇年十月
